Zichtbaarheid, een veelomvattend woord, maar enorm belangrijk voor het vakgebied van functioneel beheer. Als beheerder ben je verantwoordelijk voor de verbinding tussen organisatie en IT, immers de software moet aansluiten en ondersteunend zijn voor de werkprocessen in de organisatie en de gebruikers moeten de software zo goed mogelijk gebruiken en integreren binnen hun werk. Maar hoe kan je dit nou bereiken als je niet weet wat er speelt in de organisatie, als gebruikers niet weten hoe ze het moeten gebruiken, als ze niet weten bij wie ze moeten zijn om hun vragen te stellen en misschien al helemaal niet weten wat jij nou eigenlijk voor ze kunt betekenen?
Kortom, effectieve zichtbaarheid is van cruciaal belang om je rol als functioneel beheerder succesvol uit te kunnen voeren. Waarom?
1. Betrokkenheid vergroten
Als je jezelf zichtbaar opstelt zul je de verbinding maken met je collega´s, met de organisatie. Ze zien letterlijk wie jij bent, wat jij doet en wat je voor hen kunt betekenen. Als jij je jezelf effectief zichtbaar maakt, dus daadwerkelijk langs afdelingen gaat om te horen en zien wat er speelt, maar ook door de juiste boodschap over te dragen vergroot je de betrokkenheid aanzienlijk! Dit zorgt ervoor dat stakeholders je sneller zullen betrekken bij vraagstukken, projecten en beslissing, omdat ze wéten wat jouw toegevoegde waarde is en dat je er bent.
2. Cruciale informatie ophalen
Het is heel simpel, als jij niet zichtbaar bent, zul je nooit díe belangrijke informatie tot je krijgen die nodig is om jouw werk optimaal te kunnen uitvoeren. Als de stakeholders niet eens weten wat jouw toegevoegde waarde is, waar ze je kunnen bereiken en hoe, dan kun je ook niet verwachten dat ze met informatie over het gebruik naar jou toekomen. En niet alleen dat, je hoort en ziet veel meer als je in de wandelgangen loopt, als je terloops op een afdeling bent, omdat je dan toch nét even dat extra issue onder je aandacht krijgt.
3. De afstand verkleinen
Vaak is er binnen organisaties een grote afstand tussen de mensen die er werken en de IT. Dit kan natuurlijk afhankelijk zijn van het type organisatie waar je in het werkt, het type medewerkers en de branche. Medewerkers vinden alles wat met IT te maken heeft een ver van hun bed show, moeilijk te begrijpen en iets wat in hun schoot wordt geworpen. Deze afstand maak je kleiner door jezelf zichtbaar te maken.
4. Succesvol implementeren
Herken je deze opmerkingen? “wéér een nieuw systeem”?, “moeten we alweer op een andere manier werken”? “het werkt niet, het zal wel weer aan IT liggen”. Dit heeft alles te maken met dat je niet voldoende zichtbaar bent. Want als jij jezelf effectief zichtbaar opstelt betekent dit dat jouw roadmap bekend is, dat men weet wat er gaat komen en dat wat er gaat komen meer aansluit op de wensen, behoeften en doelstellingen in de organisatie. want zoals in punt 1 gesteld is er veel meer betrokkenheid. Dit zal allemaal ten goede komen aan het succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten en systemen.
5. Waarde bieden
Na de vorige punten is het misschien een open deur, maar je kunt veel meer waarde bieden als je jezelf zichtbaar opstelt! Je hebt meer betrokkenheid, hebt betere informatie vanuit de organisatie waar je wat mee kan, je kunt succesvoller implementeren en dus veel beter de software laten aansluiten op de werkprocessen in de organisatie. Daarnaast, omdat je die cruciale informatie bezit, in gesprek bent met gebruikers en de betrokkenheid groter is, zul je veel meer resultaat halen in het verbeteren van de gebruikerservaring.
6. Jouw werkgeluk vergroten
En tot slot; je zult veel meer werkplezier ervaren als je jezelf zichtbaar opstelt. Want laten we nou eerlijk zijn; het is toch ook veel leuker om tweezijdige betrokkenheid te hebben in de organisatie, dat men je gaat betrekken bij hun vraagstukken, projecten en beslissingen, dat men je beter kan vinden voor m.b.t. hun ervaringen en je het gebruikersgemak kan verhogen, dat de afstand kleiner is tussen jou en de stakeholders en je succesvoller kunt implementeren? Dat je uiteindelijk díe waarde biedt die je wil bieden?
Dus neem het heft in eigen hand en vergroot je zichtbaarheid!
