Live met de applicatie: geen eindpunt maar een startpunt!

Geen eindpunt, maar een startpunt. Dát is waar je het over hebt als je live gaat met een applicatie of functionaliteit.

Hoe ziet zo’n traject er vaak uit? Je werkt toe naar een eindpunt, vaak zet je alle zeilen bij om de deadline te halen en je viert een feestje als de livegang datum is gehaald. Nu kun je even ademen, even de druk van de ketel laten. En dat klopt, maar… het succes van hetgeen je hebt live gebracht valt of staat met de fase hierna.

Wat namelijk vaak gebeurt is dat de live gang gefocust is op het technische aspect van de applicatie; de functionaliteiten moeten werken zodat het beoogde doel wordt gehaald. Dit doel is vaak gelieerd aan het automatiseren van processen en hiermee de ondersteuning van de bedrijfsvoering.

Maar de applicaties die dit ondersteunen zijn een middel en niet het einddoel. Dit middel moet sluitend zijn met de business. En die business díe moet ondersteund worden. Als de mensen in de business het systeem dus niet goed gebruiken, niet weten hoe het werkt, niet weten waar en bij wie ze terecht kunnen met hun vragen, of als dingen tóch anders lopen dan in eerste instantie gedacht, dan gaat de applicatie niet het beoogde resultaat leveren. Sterker nog; er ontstaat weerstand, de afstand wordt alleen maar groter en zo kom je in een negatieve vicieuze cirkel terecht.

Niet wat je voor ogen had bij livegang toch?

Maar wat is dan nodig om wél het gewenste resultaat te behalen met de applicatie die live gaat?

Functioneel beheer! Deze rol maakt de vertaalslag tussen de business en de applicatie. Deze rol is de lijm tussen de mensen in de organisatie en de applicatie. Hier kan men in de organisatie terecht voor vragen over het gebruik, over (proces) aanpassingen die nodig zijn. Anderzijds ondersteund de functioneel beheerder de gebruikers met goede overdrachten, worden (gebruikers) vragen vermindert, wordt ervoor gezorgd dat het gebruik optimaal is en weet de functioneel beheerder met zijn of haar ‘voelsprieten’ het juiste advies te geven m.b.t. het optimaliseren van processen. Met andere woorden; de persoon die ervoor zorgt dat de applicatie wél het beoogde resultaat levert.

Helaas wordt deze rol (nog) vaak onderschat. En dat terwijl organisaties afhankelijk zijn van dergelijke systemen die worden geïmplementeerd voor procesverbetering en kostenreductie. Dus waarom zien we dit nog zo vaak gebeuren? Het gevoel van urgentie is nog niet hoog genoeg voor het management / directie, de applicatie wordt vaak nog gezien als ‘de oplossing’ en dus het eindpunt. Dus waarom zou je daar een (fulltime) functioneel beheerder op zetten, dit is alleen nog maar meer overhead, toch?

Ik denk dat ik niet hoef uit te leggen dat een volwaardige invulling van functioneel beheer alleen maar meer waarde oplevert, mits goed ingezet!

Zorg er dus voor dat functioneel beheer de juiste invulling heeft. Want als één ding zeker is, is dat een organisatie in beweging is. Een applicatie moet hier in meebewegen, immers deze moet aansluiten op de processen en ondersteunend zijn, en dáár zorgt een functioneel beheerder voor. Dus livegang met de applicatie is één, er daadwerkelijk waarde uit halen is een tweede!

En daarom is de livegang van een applicatie geen eindpunt, het is een startpunt om écht waarde te creëren!

Meer weten over hoe je als functioneel beheerder je werkzaamheden de juiste invulling geeft nà livegang? Klik hier!