Wat een mijlpaal! Live met een applicatie of nieuwe functionaliteit!
Een livegang is een startpunt voor een nieuwe fase, namelijk waarde toevoegen en écht de verbinding maken tussen organisatie en software. Maar als functioneel beheerder brengt dit vaak aardig wat uitdagingen met zich mee.
Je wordt vaak overspoeld met vragen vanuit de organisatie. Een livegang gaat in het algemeen namelijk gepaard met een nieuwe werkwijze. Dus naast dat de software nieuw is voor de gebruikers, is er ook een nieuwe werkwijze die ze zich eigen moeten maken. Dit kan bij sommige stakeholders weerstand met zich meebrengen, wat ervoor zorgt dat de adoptie wordt bemoeilijkt.
Misschien dat er nadat het écht in gebruik wordt genomen dingen aangepast moeten worden en er nieuwe onderwerpen en vragen aan het licht komen waar jij wat mee moet.
Daarnaast is een organisatie voortdurend in ontwikkeling. De applicatie moet ondersteunend zijn en is dus óók in ontwikkeling. Optimalisatie is dus een groot onderdeel van je werk om waarde toe te voegen en aansluiting te vinden tussen organisatie en software.
Maar door alle ballen die je in de lucht moet houden en de hoge werkdruk door alle vragen die op je afkomen wordt het heel moeilijk om je werkzaamheden de juiste invulling te geven. Dit is frustrerend, niet alleen voor jou als beheerder, maar ook voor de organisatie! Wat een negatieve spiraal teweeg brengt, want de afstand wordt alleen maar groter, het beoogde doel wordt niet gehaald met ontevredenheid tot gevolg. En dat is wat je wil voorkomen!
We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet waarmee jij als beheerder kan zorgen dat je de juiste invulling geeft aan je rol nà livegang zodat de business en applicatie wél samen komen.
Zorg ervoor dat je weet wie je klant is!
Jouw organisatie is namelijk jouw klant. Met wat voor cultuur heb je te maken, hoe is de ‘feeling’ met IT in het algemeen, en met de applicatie die live is gegaan? Dit zijn belangrijke vragen die gesteld moeten worden om ervoor te zorgen dat je die verbinding kunt maken met de business
Bouw een team
Kijk naar je stakeholders en wie je nodig hebt om jouw werk een optimale invulling te geven. Wie kun je bijvoorbeeld inzetten als key-users, met wie wil je regelmatig om tafel om te horen wat er speelt, wie kunnen optreden als ambassadeur… Een paar voorbeelden om aan te geven dat je niet alleen werkt, maar de juiste mensen in je organisatie moet betrekken
Werk aan je profilering
Functioneel beheer is vaak nog een rol die voor veel mensen onbekend is en hiermee ook onderschat wordt. Zorg er dus voor dat jij duidelijk maakt wat voor waarde je biedt, wat beteken jij voor de organisatie?
Maak jezelf zichtbaar!
Zorg ervoor dat je zichtbaar bent, maak die afstand zo klein mogelijk tussen jou en de business. Zorg ervoor dat ze je makkelijk kunnen vinden voor de (juiste) vragen. Jouw zichtbaarheid is een middel om handen en voeten te geven aan jouw profilering en hét puzzelstuk om de verbinding te kunnen maken!
Maak een plan
Bepaal de verwachtingen aangaande applicatie vanuit de directie / management en andere belangrijke afdelingen. Zorg ervoor dat je een roadmap maakt én deelt waardoor de mensen in de organisatie weten wat er komen gaat. Zo kan je ook tijdig de juiste mensen betrekken voor de informatie die benodigd is, maar óók voor een goede adoptie.
Breng orde in de chaos
Als beheerder wordt je vaak geleid door alle vragen die op je af komen, en betrap je jezelf er vaker op dan je lief is dat je meer bezig bent met brandjes blussen dan dat je toekomt aan projecten en je doelen. De werkdruk lijkt alleen maar hoger te worden met alle frustraties van dien. Breng dus structuur aan in je dag en bewaak je grenzen! Met andere woorden; pak de regie!
Meer weten over hoe jij je werkzaamheden de juiste invulling kan geven na livegang? Bekijk de pagina: Help ik ga live!
